Hvorfor papirregistreringsformularer til events koster dig leads (og hvad du skal bruge i stedet)

Papir er den billigste måde at fange leads til dit event, og den dyreste, begge dele på samme tid. Det koster næsten ingenting at udskrive en tilmeldingsseddel. Men når nogen har tydet håndskriften, skrevet rækkerne ind i et regneark og sendt en e-mail til en potentiel kunde, der allerede er gået videre, har den "gratis" form brændt igennem den ene ting, et event rent faktisk giver dig: et varmt lead, klar til at høre fra dig lige nu.

Kontaktoplysningerne ligger på et udklipsholder, derefter i en pose og derefter i en kø til dataindtastning efter arrangementet, indtil længe efter at den potentielle kunde er holdt op med at tænke på dig. De fleste teams ser aldrig denne omkostning, fordi den aldrig optræder som et tal på et budget. Den optræder som leads, der bliver kolde.

Denne artikel gennemgår, hvor papirformularer lækker kundeemner, hvorfor skaden er større, end den ser ud til, og hvorfor QR-baserede lead capture-formularer til events er det rigtige alternativ.

Det kundeemne, du allerede har betalt for og mistet

De fleste teams måler events ud fra, hvor mange leads de har indsamlet. Tallet på udklipsholderen føles som succes. Men at indsamle et lead og at konvertere et lead er to forskellige ting, og det er i forskellen mellem dem, at de fleste eventbudgetter stille og roligt forsvinder.

Et lead fra en stand er kun noget værd, hvis nogen følger op, mens samtalen stadig er frisk. Formularerne indsamles, samtalerne finder sted, og derefter gemmer dataene sig i en mappe eller en dataindtastningskø. Når nogen kontakter dig, er det øjeblik, der gjorde leadet værdifuldt, normalt forbi.

Så det virkelige spørgsmål er ikke "hvor mange formularer udfyldte vi?" Det er "hvor mange af disse personer hørte tilbage fra os, mens de stadig huskede samtalen?" Med papir er det ærlige svar normalt "ikke mange, og ikke hurtigt."

Hvad papir koster dig egentlig

Papirformularer fejler på små, almindelige måder, der løbende fører til tabt omsætning. Ingen af ​​dem føles dramatiske i øjeblikket. Det er netop derfor, de er lette at ignorere.

⚠ Hastighed: Dit varmeste lead bliver koldt i en mappe

I det øjeblik nogen udfylder en formular ved din stand, er de mest interesserede. De har lige talt med dig. De husker, hvorfor de er interesserede.

Forskningen om opfølgningshastighed er konsistent og svær at argumentere imod. MIT- og InsideSales.com-undersøgelse fra 2007 fandt ud af, at oddsene for at kvalificere et lead falder cirka 21 gange, når den første kontakt kommer efter 30 minutter i stedet for 5. Og en 2011 Harvard Business Review-revision Ud af mere end 2,000 virksomheder fandt man, at det i gennemsnit tog omkring 42 timer for en virksomhed at reagere på et indgående lead, hvor næsten en fjerdedel slet ikke reagerede. Disse tal dækker online leads snarere end specifikt begivenheder, men lektien er direkte forbundet: jo længere afstanden er mellem interesse og opfølgning, desto mindre er leadet værd.

Papir garanterer, at du mister den mulighed. Dataene er låst på en side, indtil nogen manuelt indtaster dem, normalt dage efter arrangementets afslutning. Du kan ikke følge op på fem minutter, når kontaktoplysningerne stadig ligger i en taske på hotellet.

⚠ Læsbarhed: håndskrift, du ikke kan læse, er en ledetråd, du ikke kan nå

En e-mailboks er larmende, overfyldt og travl. Folk skriver. E-mailadresser får et forkert bogstav. Telefonnumre sløres. Et enkelt ulæseligt tegn i en e-mail betyder, at opfølgningen afvises, og at det kundeemne simpelthen er væk.

Du betalte for at fortjene den persons interesse. En dårlig pen og en rystet overflade slettede den.

⚠ Manuel indtastning: timers arbejde, der forsinker enhver opfølgning

Efter arrangementet skal nogen indtaste alle formularerne i et regneark eller CRM. For en travl messe er det timevis af kedeligt arbejde, og det er det trin, der højst sandsynligt bliver skubbet til "næste uge".

Hver time brugt på transskribering er en time, som den potentielle kunde bruger på at vente. Manuel indtastning introducerer også sine egne fejl, så selv de leads, du kan læse, bliver ødelagt på vej ind i dit system.

⚠ Manglende kontekst: et navn og en e-mail, som dine sælgere ikke kan reagere på

Et udklipsholder registrerer kontaktoplysninger. Det registrerer sjældent, hvad samtalen rent faktisk handlede om. Spurgte denne person om priser? Sammenlignede de leverandører? Havde de brug for en virksomhedsplan, eller ønskede de et opkald tilbage i næste uge?

Det er den kontekst, der får opfølgningen til at lande. Uden den får selv et perfekt læseligt lead den samme generiske "tak for besøget på vores stand"-e-mail som alle andre, hvilket potentielle kunder har tendens til at ignorere. En repræsentant skriver måske en note i margenen, men disse noter er nemme at misforstå senere eller miste helt. Den detalje, der ville have gjort opfølgningen relevant, forsvinder mellem standen og skrivebordet.

⚠ Mistede og forældreløse formularer: kundeemner, som ingen ejer

Papir forsvinder. Ark bliver efterladt på bordene, tabt under transport eller blandet med brochurer. Og de formularer, der overlever, ankommer ofte uden ejer. Intet navn tilknyttet dem, ingen tildelt repræsentant, bare en delt mappe, som alle antager, at en anden håndterer.

Et lead, som ingen ejer, er et lead, som ingen følger op.

Hvorfor dette er et indtægtsproblem, ikke et administrationsproblem

Det er fristende at kategorisere alt dette under "besvær i administrationen". Det er det ikke. Langsom og rodet håndtering af opgaver ændrer, hvem der vinder aftalen.

Det er her, hastighedsproblemet bliver til en konkurrence. Den samme Harvard Business Review-undersøgelse viste, at virksomheder, der reagerede inden for en time, var langt mere tilbøjelige til at nå og kvalificere et lead end dem, der ventede endnu lidt længere. Ved et event mødte din potentielle kunde et dusin leverandører i din kategori på en enkelt eftermiddag. Den, der følger op først, mens samtalen er frisk, sætter tonen for hele forholdet.

Så når din konkurrent scanner en formular og sender en personlig e-mail fra standen, og du sender en generisk besked fire dage senere efter at have skrevet i dit udklipsholder, har du ikke bare spildt tid. Du har mistet position. På det tidspunkt lyder din besked som kold opsøgende henvendelse til en person, der allerede er begyndt at tale med en anden.

Der er også en anden omkostning. Du kan ikke måle papir. Du har ingen registrering af hvilket skilt, hvilken session eller hvilken rep der genererede mest interesse. Begivenheder forbliver en sort boks, mens hver eneste digitale kanal, du driver, spores ned til dollaren.

Hvad skal man bruge i stedet

Løsningen er ikke at arbejde hårdere med udklipsholderen. Det er at registrere leadet digitalt i samtalens øjeblik, så dataene er rene, ejede og klar til opfølgning, før den potentielle kunde forlader virksomheden.

Der findes et par muligheder, og de er ikke ens:

• Badge-scannere er hurtige, men du er begrænset til de data, arrangøren har kodet, du kan ofte ikke tilpasse felterne, og du kan vente i dagevis på at modtage leadfilen efter showet.
• Visitkort stadig oprette en bunke, du skal transskribere, hvilket fører dig tilbage til problemet med manuel indtastning.
• NFC-tryk Fungerer godt til en-til-en-netværk, men kræver kompatibel hardware og et tag til hvert berøringspunkt.
• QR-kodeformularer Placer en scannebar kode på en hvilken som helst overflade og åbn en mobilformular på den potentielle kundes egen telefon. Ingen app, ingen hardware, intet særligt badge kræves.

For de fleste teams, der driver stande, borde og sessioner, er QR-leadgenereringsformularer til events den mest fleksible og mest effektive løsning. De fungerer på et banner, et bordkort, et navneskilt eller et slide, og den potentielle kunde udfylder dem på få sekunder ved hjælp af den enhed, de allerede har i hånden.

Sådan opsamler du QR-leads til events faktisk fungerer

Sådan ser det ud i praksis at udskifte papir ved hjælp af QRCodeChimp.

Du opretter en Form QR-kode med præcis de felter, der kvalificerer et lead til dit team: navn, e-mail, virksomhed, interesseområde, hvad du end har brug for. Placer det på skiltning i standen, bordkort, nøglesnore og medarbejderbadges. En potentiel kunde scanner det og udfylder formularen på sin telefon på få sekunder, uden udklipsholder og håndskrift, der skal afkodes.

I det øjeblik de indsender, SMS- og e-mail-advarsler i realtid Underret dit team. En repræsentant kan følge op, mens den potentielle kunde stadig er foran dem, eller før de forlader lokalet. Det er præcis, at det korte vinduespapir gør det umuligt.

Fordi formularen forbinder sig til dine systemer via CRM-, Zapier- og API-integrationer, lander hvert lead allerede struktureret og tildelt i din pipeline. Ingen post-event typing, ingen transskriptionsfejl, ingen forældreløse formularer. Opfølgningen kan starte samme time, ikke samme uge.

Koderne er dynamisk, så hvis du finder en tastefejl eller har brug for at omdirigere formularen til en anden kampagne midt i en begivenhed, opdaterer du den uden at udskrive et eneste banner igen. Den udskrevne kode forbliver den samme, mens destinationen ændres.

Hver scanning føder også analytics: hvor mange personer der scannede, hvornår, hvor og på hvilken enhed. Dine events producerer i sidste ende den samme slags attributionsdata som dine onlinekanaler. Og fordi du kan generere en separat kode for hver placering, kan du placere en på standbanneret, en anden på demobordet, en anden på det afsluttende slide af din præsentation og en anden på feedbackkortet og derefter sammenligne scanninger for at se præcis hvilket touchpoint der skabte interesse. Du holder op med at gætte på, hvad der virkede, og planlægger den næste event omkring, hvad der rent faktisk gjorde.

Til en-til-en netværk, en digitalt visitkort med indbygget formular til leadgenerering lader dine sælgere dele deres oplysninger og indsamle potentielle kunders oplysninger med samme tryk, så kontaktudvekslingen flyder begge veje i stedet for at være afhængig af et kort, der ender i en skuffe.

Papirformularer vs. QR-kodeformularer

Sådan sammenligner de to tilgange sig med hensyn til, hvad der er vigtigt ved et arrangement:

faktor	Papirformularer	QR-kodeformularer
Tid til at fange	Langsomt, håndskrevet	Sekunder, på den potentielle kundes telefon
Opfølgningshastighed	Dage efter manuel indtastning	Minutter med realtidsadvarsler
Data nøjagtighed	Fejl og ulæselig håndskrift	Rene, strukturerede felter
Ledende ejerskab	Ofte ikke tildelt	Automatisk routing og tildeling
Attribution	Ingen	Scanninger, placering, enhed og tidspunkt
Rettelse af en fejl	Genoptryk alt	Opdater den dynamiske kode med det samme
Pris pr. kundeemne	Ser gratis ud, lækker indtægter	Lav, med langt mindre spild

Når papir stadig har en plads

Intet af dette betyder, at du skal forbyde papir fuldstændigt. Det er en rimelig backup til de øjeblikke, hvor digitalt ikke kan dække: ujævn Wi-Fi på spillestedet, en deltager, der ikke er tryg ved at bruge sin telefon, eller et tilgængelighedsbehov, der kræver et alternativ. Det er fornuftigt at have et udklipsholder ved standen i disse tilfælde.

Pointen er, hvilken der er standard. Papir bør være den undtagelse, du bruger lejlighedsvis, ikke det system, som hele din opfølgning afhænger af. Gør digital optagelse til den primære arbejdsgang, og lad papiret ligge stille og roligt i reserve.

Stop med at betale for leads, du aldrig følger op på

Papirformularer fejler ikke højlydt. De fejler stille og roligt, ét koldt lead ad gangen, længe efter at arrangementet er overstået, og omkostningerne er umulige at spore tilbage til. Standen, rejsen, personalets timer, alt sammen er spildt på en potentiel kunde, der har udfyldt en formular og aldrig hørt fra dig.

Digital registrering lukker det hul. Det forvandler en samtale til et rent, ansvarligt og sporbart lead, mens interessen stadig er varm, og det giver dit team den ene ting, papir aldrig kunne: hastigheden til at følge op først.

Ofte stillede spørgsmål