Godkendelsesbaserede digitale visitkort: En smartere arbejdsgang for HR-teams

HR-teams har ofte brug for at udstede digitale visitkort til bestemte grupper af medarbejdere. Salgsteams har brug for dem. Rekrutterere har brug for dem. Ledelsen har brug for dem. Men mange andre medarbejdere har ikke.

Udfordringen er ligetilHvordan opretter man digitale visitkort til udvalgte medarbejdere uden manuelt at designe hvert enkelt kort eller tillade, at der oprettes uautoriserede versioner?

QRCodeChimp understøttede allerede oprettelse af individuelle og store mængder digitale visitkort. Men mange organisationer ønskede en mere kontrolleret proces, hvor medarbejdere indsender deres oplysninger via en formular, og HR godkender anmodningen, før et kort genereres.

Det er præcis, hvad den nye godkendelsesbaserede digitale visitkort-workflow leverer. Sådan fungerer denne opdatering, og hvordan den hjælper HR-teams med at oprette visitkort i stor skala med større kontrol og effektivitet.

Udfordringen: Medarbejdere har brug for kort, HR har brug for tilsyn

Lad os se på nogle problemer, som HR-teams kan stå over for, når de opretter digitale visitkort til medarbejdere i stor skala. 

Ingen strømlinet anmodnings- og godkendelsesproces for digitale kort

Mange organisationer ønsker kun digitale visitkort til udvalgte medarbejdere. Men uden et ordentligt anmodningssystem ender HR med at oprette visitkort manuelt eller administrere spredte regneark. HR-teams har brug for en enkel måde, hvorpå medarbejdere kan indsende deres oplysninger, og en struktureret proces til at godkende anmodninger, før et visitkort oprettes.

Inkonsistens i felter, design og branding

Hvis medarbejdere opretter deres egne digitale visitkort uafhængigt af hinanden, kan de bruge forskellige layouts, farver eller strukturer. Resultatet er modstridende brandversioner, hvilket skaber en forvirrende oplevelse for kunder, partnere og alle, der interagerer med dit team.

Holder styr på alle digitale kort

Efterhånden som organisationen vokser, bliver det sværere at spore hver enkelt medarbejders kort. Manuel overvågning er tilbøjelig til at overse fejl, duplikerede kort og forældede oplysninger, der kan give et dårligt indtryk af virksomheden.

Kun hvis der var en strømlinet proces til godkendelse af oprettelsesanmodninger, ikke sandt?

Fortsæt med at læse, for det er præcis, hvad denne opdatering giver dig mulighed for. 🤩

Løsningen: QRCodeChimpGodkendelsesbaseret arbejdsgang for digitale visitkort

QRCodeChimp giver dig mulighed for at oprette godkendelsesbaserede arbejdsgange til digitale visitkort. 

Du starter med at oprette en massebatch, der fungerer som hovedskabelon, og genererer derefter en formular ud fra den. Medarbejdere indsender deres oplysninger via denne formular, og du vælger, om deres kort oprettes med det samme eller først efter HR-godkendelse. 

Dette giver medarbejdere en nem måde at anmode om kort på, samtidig med at HR har fuld kontrol.

Lad os se på de vigtigste højdepunkter i denne nye funktion:

• Medarbejdere indsender deres oplysninger via en struktureret formular.
• HR kan godkende eller afvise anmodninger, før et kort oprettes.
• Hold felterne ensartede for alle kortene.
• Hvert oprettede kort forbliver organiseret i en samlet QR-kode. 
• Hele systemet skalerer nemt, selv for store teams.

Hvordan gavner det HR-medarbejdere og reducerer deres overhead?

Denne arbejdsgang reducerer den manuelle indsats for HR betydeligt, samtidig med at hele processen holdes struktureret og kontrolleret. I stedet for at spore, hvem der har brug for et digitalt visitkort, og oprette hvert enkelt manuelt, indsender medarbejderne deres egne oplysninger via en simpel formular, når de har brug for et kort.

HR behøver ikke længere at vedligeholde lister, følge op via e-mails eller administrere spredte anmodninger. Hvis godkendelser er aktiveret, gennemgår HR blot indsendelsen og godkender den. Når den er godkendt, oprettes det digitale visitkort automatisk ved hjælp af den foruddefinerede skabelon og deles med medarbejderen.

Denne tilgang sikrer, at alle kort er ensartede og kompatible, samtidig med at medarbejderne kan generere kort efter behov. HR opretholder fuldt overblik uden mikrostyring, hvilket gør systemet nemt at skalere, selv når teams vokser, eller roller ændrer sig ofte.

Ved at flytte kortoprettelsen til medarbejdere og begrænse HR's rolle til simple godkendelser, reducerer denne arbejdsgang HR's arbejdsbyrde og løbende administrative omkostninger betydeligt.

Trin for trin: Sådan konfigurerer du godkendelsesbaserede arbejdsgange til oprettelse af digitale visitkort

Det er nemmere end du tror at oprette en godkendelsesbaseret arbejdsgang til oprettelse af digitale visitkort. Følg blot disse enkle trin for at komme i gang.

Trin 1: Skab strukturen til dine digitale visitkort

I dette trin opretter du en struktur til digitale visitkort, der skal følges for alle de digitale kort, dine medarbejdere opretter. Tænk på det som en masterskabelon. 

1.1 Gå til Digital visitkort løsning og aktiver masseupload. 

1.2 På fanen Indhold kan du oprette og administrere strukturen for dine digitale visitkort ved at tilføje, fjerne eller omarrangere felter baseret på dine krav og designpræferencer.

1.3 Gem masse-QR-koden. 

Trin 2: Opret en formular med digitale visitkortfelter

Når du har gemt din bulk, skal du gå til Form QR-kodeløsning og følg disse trin. 

2.1 Vælg sidekoden (URL) og designet til din formular.

2.2 Tilføj formularfelterne. Sørg for, at disse felter matcher dem, du har tilføjet til din digitale visitkortstruktur. 

2.3 Aktivér indstillingen "Aktivér oprettelse af landingssider ved formularindsendelse". 

2.4 Indstil landingssidetypen til Digitale visitkort, og vælg den masse, du for nylig gemte i det forrige trin. 

2.5 Klik på "Åbn felttilknytningsvindue", og knyt dine formularfelter til felterne på dit digitale visitkort. 

2.6 Vælg, om du ønsker, at de digitale visitkort skal oprettes umiddelbart efter indsendelse af formularen eller efter manuel godkendelse fra din side. 

2.7 Gem formularens QR-kode, og del URL'en med dine medarbejdere. 

Trin 3: Godkend oprettelse af digitale visitkort

3.1 I afsnittet "Vælg, hvornår landingssiden skal oprettes", skal du vælge "Efter manuel godkendelse af indsendte formularsvar".

3.2 Gå til "Formularsvar"" og identificer den korrekte formular ved hjælp af "Formularnavn"" du indtastede under oprettelsen. Klik på "Vis svar" for at se alle indsendelserne, og Godkend or Afvise dem efter behov.

3.3 For at få e-mail-notifikationer, når nogen indsender en formular, skal du aktivere indstillingen "Send e-mail-notifikation til godkendelsesanmodning" og tilføje det e-mail-ID, som du vil modtage e-mails på. 

Når du har godkendt anmodningen, sendes det digitale visitkort til den respektive kortindehaver via e-mail. Optegnelsen for hvert nyoprettede kort føjes til masseoptegnelsesarket, så du kan administrere alt ét sted.

Med denne arbejdsgang behøver HR ikke proaktivt at administrere oprettelsen af ​​visitkort. Medarbejdere anmoder kun om digitale visitkort, når det er nødvendigt, og HR godkender dem blot. Dette eliminerer manuel sporing og reducerer det løbende administrative arbejde.

Fordele ved godkendelsesbaserede digitale visitkort for HR-chefer

En godkendelsesbaseret arbejdsgang giver HR-teams den struktur, de har brug for, samtidig med at processen er nem for medarbejderne. Her er de vigtigste fordele.

✅ Kortoprettelse baseret på anmodning og godkendelse (med minimal HR-indsats)

Medarbejdere kan indsende deres oplysninger via en simpel formular, og HR kan godkende hver anmodning, før et digitalt visitkort genereres. Dette sikrer, at kun de rigtige medarbejdere modtager visitkort uden manuel sporing eller spredte oplysninger.

HR behøver ikke længere at spore, hvem der har brug for et kort, eller manuelt oprette et. Medarbejderne initierer anmodninger, og HR godkender dem blot, hvilket reducerer den daglige arbejdsbyrde.

🎨 Oprethold ensartethed i design, struktur og kortfelter

Hvert kort følger samme layout og brandstil. HR fastsætter skabelonen én gang, og hvert medarbejderkort forbliver i overensstemmelse med virksomhedens standarder.

⚠️ Overvåg kortoprettelse og reducer risikoen for misbrug

HR gennemgår hver indsendelse, før et kort oprettes, hvilket forhindrer offentliggørelse af uautoriserede eller ukorrekte oplysninger.

💻 Administrer alle oprettede digitale visitkort ét sted

Alle kort forbliver forbundet til den samme bulkbatch. HR kan se, filtrere og administrere dem fra et enkelt regneark uden at skulle sortere i spredte e-mails eller filer.

💼 Muliggør hurtigere onboarding for nye medarbejdere

Nyansatte udfylder formularen, og HR godkender deres kort hurtigt. Intet manuelt designarbejde, ingen forsinkelser og ingen uoverensstemmelser.

Wrap up

Godkendelsesbaserede arbejdsgange reducerer HR-arbejdsbyrden ved at eliminere manuel oprettelse af kort, opfølgning og sporing. Medarbejdere anmoder om kort via en simpel formular, og HR gennemgår og godkender dem, samtidig med at de bevarer fuld kontrol.

Denne opdatering giver HR-teams et renere og mere pålideligt system til at oprette og administrere medarbejderkort i stor skala. Den forhindrer misbrug, reducerer fejl og bevarer din virksomheds identitet på tværs af alle kort.

Ofte stillede spørgsmål